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| >>成功案例∥My12345(办公用品超市) |
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| 对于My12345(网上、电话销售办公用品和办公设备)这样的商业性公司，以直销为主要业务模式，
如何保障流程顺畅、如何实现企业信息化管理和电子商务无缝衔接？ |
成立于2002年的My12345是一家以直销业务为主的公司，主要从事办公消费商品的低价零售。
其业务流程的基本模式是：通过DM期刊进行宣传，然后，消费者通过热线、传真或网站进行产品的订购。
从业务开展情况看，由于My12345对客户承诺“上午订购，下午到货； 下午订购，第二天上午到货，货到收款”，并且在实际操作中2至3小时将产品送至客户手中，所以这几年来业务进展一直比较顺利。“我们公司目前已成为国内办公商品流通领域销售规模最大的公司之一，2004年，My12345销售接近6千万元人民币，而2005年的目标则提升到8千万元人民币。”My12345公司信息统计部总经理周洁说，“迅速的业务增长，对于My12345而言，意味着管理力度的加大和管理难度的增加，在这一前提下，My12345开始考虑，如何从财务入手，对整个物流进行系统的改造，以确保公司在进入下一个发展周期时不至于落入管理困境。”
财务软件更换有因
My12345和普渡公司合作，对企业内的ERP流程进行管理，最直接的动力还是来自财务管理方面的诉求。“My12345的财务管理经历了三个时期。”周洁表示，“这三个过程都适合公司发展的进程，也是在应当被替代的时候替代掉。
公司建立之初，My12345并没有系统的财务软件，“刚开始的时候就是简单的‘手工账'，但是当时效率太低，汇总账务也比较麻烦，幸好这一过程并不长，很快我们就开始使用专业的财务软件，经过挑选，我们选择了某公司单机版的财务系统。”周洁说。
至于当时为何没有直接选择普渡公司财务软件，周洁有他的解释，“尽管在早期我们就比较认可普渡公司的电子商务套件，但在2003年，普渡公司财务软件在收货、发货方面还并不是非常理想，一旦进行从财务管理转换至收发存时候，必须切换在两种不同的数据库之前切换，比较麻烦。”而且就价格上看，当时的另一家公司所提供的单机版财务软件也相对更具诱惑力，“所以当时没有选择普渡。”
选择单机版财务软件尽管为My12345带来了财务管理方面的短暂便利，但是随着公司业务的拓展和多公司管理的需要，单机版财务软件的弊端日渐明显。
首先，这款单机版财务系统只用于单纯的记账和账务管理，没有库存管理等其他功能，这对于以“建立流畅物流管理”为目标的My12345而言，无疑是致命的不足。
其次，My12345在使用中感觉到，这一财务软件在使用中无法使公司决策者获知业务进展以及库存情况，“无法掌握动态的物流情况和库存情况。”这对于财务和物流人员而言，工作量都很大，物流人员必须不断向财务人员提供关于产品的报表，而财务人员也不得不用大量的时间进行产品资料以及物流信息的输入，以确定账物上的正确性。
第三，单机版系统对于分支机构越来越多的My12345而言，渐渐显得不划算，“如果多点安装，我们必须为每个分公司购买一套财务软件”。同时，单机版软件对于业务量比较大的My12345而言，无法多机同时操作，甚至迫使财务人员因为软件只能单人处理而轮班的情况，大大影响了公司的正常工作，“特别是当业务好的时期，单机版软件的不适应性体现得更为明显。”
于是，再经过多方的考虑之后，2004年5月，My12345正式放弃这一款单机版的财务软件，改而回头和普渡公司合作。“我们感到，这个时候，普渡公司的产品在协同工作方面的进展也相当明显，统一了操作平台，给我们以很深的印象。而且，就电子商务这一块看，原本就是普渡的强项，而这正式My12345经营的主要方式。现在的eERP更使电子商务和ERP无缝衔接，我们有种贴心的感觉―――要的就是它。”
小投入解决大问题
在采访过程中，周洁多次提到，My12345的信息化投入主要分成两块，第一是呼叫中心，第二才是物流管理和财务管理。
据该公司财务部副总经理夏小姐介绍，呼叫中心是My12345的“重头投资”：“电话中心的技术含量比较高，要记录的包括会员信息、产品需求、购买倾向等诸多信息，甚至包括对于接线员坐席的监控等，整体投入超过50万。”
“到目前，我们已经有接近8万会员的客户资料需要保存，这些数据都是我们My12345的核心资源。”周洁告诉记者，对于客户和产品之间联络，包括发货、付款、接线员、购买次数、购买倾向等等，都会进行相关的管理，“对于这些资料的备份、安全等管理，都做了详尽的考虑。”
为了使这一块业务能够良好发展， My12345分期委托上海普渡软件有限公司开发相关的业务模块，开发过程一直在随着My12345的业务发展在进行添加，以满足业务量增长需要。而在财务和物流管理上，My12345却没有再这么麻烦，“My12345属于典型的商业性公司，ERP流程管理相对于生产性的工业公司而言要简单得多，因此对于ERP系统的选择，所需考虑的要素也较为简单，即谁能实现我的需求，就选用谁的产品。”周洁说。
一方面是My12345对于财务管理软件的目的比较明确，另一方面是普渡公司在和My12345进行接触时，所提出的产品功能也比较符合其业务需求。“软件的某些功能也比较灵活，例如可以单独设置一些新的窗口，这对于My12345来说，还是比较有利的。”周洁表示，刚开始的时候也有其他的公司参与竞争，包括一些大的国际性公司，但是My12345调查的结果，国外软件的最大问题是，中文本地化做得还不够好，财务表格和国内惯常的表格习惯不一致等。“如果这些格式都要再进行大规模的二次开发，显得就比较麻烦了。”
根据财务部副总经理夏小姐的表述，这套ERP（财务）系统在购买时，正是普渡公司面向一些特殊商业用户进行优惠时候，所以在价格上比较能够接受，“并且实施费用也不是非常贵。”根据记者的了解，所有投入仅在数十万左右。周洁也表示，选择普渡，性价比也是考虑的重点之一。
据了解，当前My12345旗下的诸多公司，属于“管理一体化”的状态，即由一组领导班子领导多家公司，所以My12345也希望将这一套ERP系统能够应用到多家公司的一体化管理上。“二次开发是从这个角度出发和普渡公司协商的结果，这一点和诸多公司进行的二次开发有所不同。”周洁说。他认为，当前普渡公司提供给My12345的ERP系统，针对商业性的公司管理，已经比较完备，不需要做什么改动。
产品化与定制化
周洁所说的“国内软件公司的二次开发”，并不等同于国内大多数实施ERP的公司所说的“业务二次开发以及服务的本地化优势”，“尽管刚开始选择普渡公司的ERP产品也考虑到二次开发的问题，但是同时需要说明的是，这一套系统，从目前的应用情况看，并不需要太多的二次开发，标准产品本身已经能够基本满足My12345的业务需求了。”周洁说。
然而，记者又了解到，目前My12345正在和普渡公司合作，围绕软件进行二次开发，对此，周洁表示，这是因为“My12345本身就有多家公司，现有软件还无法全部满足多家公司的多种业务需求，这也是正常的。”
除了他所说的这些多业务需求，公司的“某些特殊的业务要求还需要软件公司给予支持”：“例如货物的移库，从一个仓库移动到另一仓库，中间环节上如何准确的显示，还是需要更多的支持。从甲仓库的货物已经发出了，而乙仓库还没有收到该货物，现在普渡的系统还无法很好的处理，我们正在对此做一些开发工作。”周洁说，但他同时也表示，“现在的做法是，根据发货单进行统计与记录，输入系统，仓库中的存货量和品种都比较明晰，提高效益，减少重复劳动。”
当前在My12345使用的ERP系统涉及到10个销售模块站点，10个库存站点，以及具有6个站点的多种业务。“从模块上看，软件已经基本完备，随着新的业务拓展，只需在这套产品上追加一些新的简易模块就可以了。”夏小姐说。
2005年5月，My12345eERP系统验收，从实施到验收时间比较短。原因：第一，公司对于这一事情比较重视，这是这一项目能够迅速、顺利展开的重要原因之一，“甚至可以说是关键因素。”周洁说。
第二，公司的技术管理工作原本就已经具有一定的水准，“特别是会计人员，已经对计算机和财务软件的操作相当熟悉，对于新的财务软件的理解能力也比较强，这也有助于My12345能够将eERP系统部署进行得快一些。”
第三，实施组织上，采取“先易后难，层层逼近”的方式，先从最基本的业务开始，从财务部向外延伸，否则一旦出现问题之后，很难直接找到根源。首先要求财务部，将所有的应当应用的模块应用上，相关的职能部门则在随后才开始应用。“例如仓库部门是最后应用的，因为仓库和公司数据库的通讯问题如何解决、人员对计算机的掌握程度比较差而数据量较大的问题怎么解决，需要的培训时间也最长。所以尽管仓储环节对于我们公司最重要，我们还是把这一环节安排到最后。”周洁就eERP的实施考虑向记者做了说明，“但是在实施过程中，不仅公司给予了相当的重视，同时对于各个环节的培训，都给出了明确的时间表，以确保实施进度。”
第四，从旧有系统向新系统的转移，采取的总体汇总，而不是单笔数据的全面转移，因为全面转移账目不仅工作量太大，而且就账务清晰看，也不需要。“当然，普渡公司也对我们的人员进行了相关的培训。让我们对各业务模块有了比较细致的了解。”周洁说。
据夏小姐说，目前，My12345的各个仓库使用VPN网络和总公司进行连接，传输则通过ADSL。仓库采取何种通信方案，对公司的影响较大，“采用VPN解决方案之后，能够确保My12345的任何地点的仓库都和公司实现较便利的连接。”
“采用eERP管理系统，对于商品流通型企业而言，最大的效果就是使管理层明确了解企业业务进展的每一步情况，从目前的情况看，My12345做到了这一点。”周洁说。或许，剔除单纯的概念，将管理做到“看得见，管得着，无缝衔接”，这就是eERP的核心和本质。
2006年My12345将升级现有eERP系统，纳入智能判断决策模块，届时My12345的管理将进入自动化智能时代。
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